이미지 삽입부터 PDF 편집까지, 엑셀 활용도 200% 올리는 방법

시작하며

엑셀과 PDF는 누구에게나 익숙하지만, 생각보다 제대로 활용하는 사람은 드물다. 특히 직장인이나 대학생처럼 문서 작업이 잦은 경우, 기본 기능 외에 실무에 바로 쓸 수 있는 몇 가지 팁만 알아도 작업 속도가 눈에 띄게 달라진다. 이번 글에서는 엑셀 이미지 삽입부터 PDF 파일 불러오기, 직접 편집까지 핵심 기능 3가지를 정리해본다.

 

1. 엑셀에서 이미지 작업을 빠르게 끝내는 방법

엑셀에서 이미지를 넣고 정렬하는 작업, 의외로 시간이 많이 걸린다. 하나하나 셀에 맞추고 크기 조절하는 과정이 번거롭기 때문이다.

하지만 다음과 같은 간단한 팁만 익혀두면, 누구든 빠르고 깔끔하게 이미지 작업을 끝낼 수 있다.

📑 이미지 삽입과 정렬을 더 빠르게 하는 기능들

  • 이미지 파일, 그냥 끌어다 놓기만 해도 된다 인터넷에서 저장한 사진을 굳이 ‘삽입’ 메뉴를 거치지 않아도 된다.
  • Alt 키로 셀 크기에 맞게 정렬 이미지를 셀에 딱 맞게 넣기 어려울 때는 `Alt` 키를 누른 채로 이미지 사이즈를 조절하면, 셀 테두리에 딱 맞게 조절된다.
  • 같은 작업 반복 시 F4 키 활용 텍스트 색 변경, 셀 음영, 테두리 설정 등 반복 작업은 `F4` 키만 누르면 직전에 했던 동작을 자동 반복해준다. 예를 들어 셀 배경색을 칠한 후 다른 셀도 같은 색으로 바꾸고 싶다면 클릭 후 `F4`를 누르기만 하면 된다.

실제로 보고서 작업할 때 셀 정렬이 어긋나거나, 반복 작업 때문에 시간을 많이 잡아먹은 적이 있다. 이 기능만 알았어도 훨씬 빨리 끝낼 수 있었을 것이다.

 

2. PDF에서 표를 추출해서 엑셀에 바로 불러오는 방법

PDF 자료를 참고해야 할 때, 많은 사람들이 ‘캡처’ 후 ‘붙여넣기’로 대체한다. 하지만 이렇게 하면 숫자 수정이 안 되고, 크기 조절도 어렵다.

엑셀의 '데이터 가져오기' 기능을 활용하면 훨씬 간단하고 정확하게 가져올 수 있다.

📑 PDF에서 표를 정확히 불러오는 방법

  • 엑셀 상단 메뉴 > 데이터 클릭 메뉴에서 ‘데이터’ 탭을 선택한다.
  • 데이터 가져오기 > 파일에서 > PDF 선택 '가져오기' 옵션에서 ‘PDF에서’ 선택하면, 원하는 PDF 파일을 불러올 수 있다.
  • 불러올 페이지 선택 후 ‘로드’ 클릭 표가 포함된 페이지를 선택하면, 엑셀이 자동으로 표를 인식해 편집 가능한 형태로 변환해준다.

이 기능은 특히 연구자료나 보고서처럼 숫자표가 많은 PDF를 참고할 때 매우 유용하다. 이전에는 텍스트 변환 사이트를 거치거나 OCR 기능을 따로 써야 했는데, 엑셀에서 직접 되는 걸 모르면 괜히 돌아가는 셈이다.

 

3. PDF 파일 자체를 무료로 직접 수정하는 방법

PDF는 ‘읽기 전용’이라는 인식이 강하다. 그래서 대부분은 내용을 수정하려면 프린트 후 수기로 고치거나, 유료 프로그램을 쓰곤 한다.

하지만 웹 기반 도구를 활용하면 무료로, 설치 없이도 PDF 편집이 가능하다.

📑 PDF 파일을 바로 편집하는 간단한 방법

  • 웹 브라우저에서 ‘캔바(Canva)’ 검색 후 접속 별도 설치 없이 웹사이트에서 바로 이용할 수 있다.
  • 편집할 PDF 파일을 드래그하여 업로드 사이트에 파일을 끌어다 놓으면 자동으로 PDF 내용이 편집 가능한 상태로 열린다.
  • 텍스트 수정 및 이미지 추가 등 가능 일반 문서처럼 글자 위치, 크기, 폰트 수정은 물론, 이미지 추가나 삭제도 가능하다.
  • 편집 후 다시 PDF로 저장 가능 완료된 파일은 다시 PDF 형태로 저장할 수 있어, 업무용 자료 수정에 적합하다.

예전에는 급하게 보고서 수정이 필요할 때 무조건 인쇄 후 수정했다. 그럴 땐 늘 시간도, 종이도 낭비됐다. 이 기능을 알고 난 후로는 편집도 저장도 훨씬 수월해졌다.

 

마치며

엑셀이나 PDF는 단순한 문서 툴이 아니다. 기능을 조금만 더 알면, 업무 속도와 정확도가 확 달라진다.

  • 엑셀에서 이미지를 정확히 넣고 정렬하는 방법
  • 반복 작업을 빠르게 처리하는 F4 단축키
  • PDF 자료를 직접 불러와 편집 가능한 엑셀 표로 바꾸는 기능
  • PDF 자체를 무료로 편집할 수 있는 웹 도구 활용법

이런 기능들은 한 번만 익혀두면 매일 쓰게 된다. 특히 직장인, 대학생처럼 문서 작업이 많은 사람이라면 미리 알아두는 게 좋다. 오늘부터 바로 적용해보길 추천한다.

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